Elke organisatie draait rondom processen. Om processen te begrijpen, te optimaliseren of te automatiseren is het handig om deze eerst te beschrijven. Toch is dit in de praktijk van een ondergeschoven kindje. Op de site AO-online wordt keurig uitgelegd hoe je je processen kan beschrijven.

Proces = wat (globaal)
Werkinstructie = hoe (detail)

Waarom

Het voorbeeld van de Londense metro laat in mijn ogen goed zien hoe en waarom en procesbeschrijving, een beter inzicht geeft van de werkelijkheid. Oorspronkelijk zag de kaart van de Londens metro er als volgt uit.

In 1931 kwam technisch tekenaar Harry Beck met een baanbrekend ontwerp van de kaarten van de Londense metro. Harry Beck realiseerde zich dat de geografische locaties van de stations en de exacte routes van de sporen minder belangrijk waren voor de reizigers dan het begrijpen van de relaties tussen de stations en de verschillende lijnen. Hij creëerde daarom een schematische kaart die de lijnen van de metro als rechte, horizontale, verticale en diagonale lijnen op een regelmatig grid presenteerde. De stations werden weergegeven als stippen of markeringen en de afstanden tussen de stations werden vereenvoudigd zodat ze gelijkmatig werden verdeeld.

Deze schematische kaarten werden beter begrepen dan de originele realistische kaarten omdat ze veel eenvoudiger en duidelijker waren in hun presentatie. Reizigers konden gemakkelijker de route tussen stations en overstapmogelijkheden zien, wat hen hielp om hun reis efficiënter te plannen. De visuele eenvoud van het ontwerp maakte het ook gemakkelijker om de kaart te lezen en te onthouden. Sindsdien is het ontwerp van Beck de basis geworden voor metrokaarten in veel andere steden over de hele wereld.